再難過，也終...
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【舒心BAR】吳若權：提升電子郵件的效能
你要限制自己處理電子郵件的時間，並且刻意地拉長回應的時間，更重要的是，管理你的同事和其他人，對你回信速度的期望。處理電子郵件，占用我們工作和生活中很多的時間，過去，我也常為了回信給讀者、回覆外界的邀約，而搞到半夜一點多才睡。這真的是一個很值得面對與處理的問題。天下文化《生時間》這本書中，建議讀者的創新觀念，十分違反傳統，但我覺得非常必要。書中勸勉讀者，不要過度追求處理電子郵件的速度，以免落入惡性循環。你回覆愈多愈快，對方的期望就愈高。他建議讀者，把「處理電子郵件」這件事項，放在待辦清單的最後一項。當你真心要做好時間管理，就從好好掌控電子郵件的收件匣開始做起，你需要徹底改變心態，回覆電子郵件時，從「愈快愈好」變成「能僥倖的話，就愈慢愈好」。刻意延後處理電子郵件儘管，在現實生活中，我們在面對面時，跟別人說話時的回應，當然必須要立刻回答；但是，如果你把「立刻回答」這樣的習慣，用在數位世界上，你就會是自找麻煩！因為，在線上，對方總是在自己覺得方便的時間提出問題，而那些問題都只是基於他們的優先順序，你要很有警覺心地知道，那不是你方便的時間，也未必是你最需要優先去處理的問題。如果你總是花時間，很及時地去查看信件、回覆信件，隱藏在這個動作背後的，是一種討好別人的心態，並不是真正地善待自己。正確的做法是，你要限制自己處理電子郵件的時間，並且刻意地拉長回應的時間，更重要的是，管理你的同事和其他人，對你回信速度的期望。你可以盡量讓和你有工作接觸的人都知道：對於電子郵件，你會慢點回覆，因為你手邊有其他緊急的事情在處理，如果事情真的很急的話，請對方務必傳簡訊給你。這樣做，你就可以自動篩選掉並不緊急的信件，並且有效、而不傷和氣地降低對方對於你回信速度的期待。處理電子郵件的十個建議此外，我也從過往經驗整理出「讓電子郵件更簡潔有力的十個建議」，在此分享給你：①保留完整稱謂：禮貌而慎重地表達對方的稱謂，不要輕易省略。本質上，電子郵件就是一封書信，不是一則簡訊、也不是通訊軟體的一句對話，尤其當你面對前輩和上司，千萬不要省略對他該有的稱謂。②簽名格式一致：簽名檔的格式與內文，不要有太大的差異。如果使用電子郵件系統中，自動附加簽名檔，很容易給收信人留下類似蓋「橡皮章」的印象。建議可將自動簽名檔的字體與大小，盡量設定為與內文相似，視覺上就一氣呵成了。③設定自動功能：謹慎設定自動回覆，以及未回覆的提醒。尤其當你要出差、或有幾天不能夠處理電子郵件的時候，這個功能可以避免遺漏處理重要的信件。④確認已經送出：傳送郵件後，要到「寄件匣」裡檢查是否確實送出，以免信件被卡而不自知，耽誤溝通的時間，或造成彼此的誤會。⑤避免層層疊疊：考慮是否要在回信中，刪除之前往返的信件。這是為了避免在來來回回的信件，落落長地層層疊疊掛在郵件下方。如果過去往返的電子郵件中，有一些重要資料必須留存，作為依據，就不要任意刪除。⑥主旨盡量明確：信件主旨盡量簡短而明確，讓收件人一看就知道重點是什麼；回信時，考慮重新編輯主旨。以免太多「re ：」的標記，顯得十分礙眼。⑦選擇正向表述：盡量選擇正向表述，例如：「如蒙許可，請在本月十五日前回覆，以利專案進度。」而不要用「如果本月十五日前還沒收到回覆，專案進度就會落後。」，讓對方感覺受到威脅的心理壓力，影響彼此的情誼。⑧表達溫暖善意：善用語助詞，活化閱讀氣氛。不妨在適當的對象、適當的段落中，使用一些比較具有親和力的語助詞，讓對方感受到你的善意，例如：「謝謝喔！」「這樣很好呢！」「不妨可以試試看吧！」⑨慎用密件副本：檢查「副本」與「密件副本」等欄位的傳送對象。尤其，當你是收件人，而且被列在「密件副本」這個欄位時，在溝通與回信的時候，就要特別留意。⑩整理重要郵件：除了隨手刪除掉不需留存的信件，也要定期將重要的信件整理封存，避免信箱容量爆炸，也有助於將來查找資訊。最後，我要建議的是：不要過度依賴電子郵件，它只是日常溝通的工具之一，別忘了，還有電話聯繫與當面說明等方式，都不可偏廢。當發出電子郵件多日、石沉大海時，請務必改用其他聯絡方式，再次確認。以上分享的是，我對於處理以及撰寫電子郵件的一些看法。前面有關處理電子郵件的時間管理觀念，摘錄自天下文化出版的《生時間》。後半部有關處理電子郵件的十個祕訣，是摘錄自《再難過，也終會度過》這本書。 邀請你上《時報周刊》臉書留下意見，並且和我分享：你是不是對於處理電子郵件這個主題，有更多的心得與收穫？哪幾個祕訣，對你最有幫助呢？《生時間》書封（圖／天下文化提供）《生時間》告別繁複的email往來，讓你更從容地騰出時間去做真正重要的事情。這本書幫助你跳出倉鼠輪，開始掌控你的時間和專注力，信心滿滿地開啟每一天！———————————————吳若權的幸福書房：https://www.youtube.com/channel/UCgx3BZdsZi_BlT-Ub6R58eg
【舒心BAR】吳若權：再難過，也終會度過
面對所有人生困境，只要擁有決心、願意學習、找到方法、付諸實踐，不僅「知道」，而且「做到」，所有再難過的時刻，最後也終會度過。 人生中，有三個知道，是必須早點弄懂的：第一個知道：千金難買早知道。這個「知道」裡，含有許多後悔莫及的遺憾。很多處理事情或人際關係的智慧，並非一定要等到遇上了才開始想辦法學習處理或解決。為了避免後悔，你應該提早弄懂該知道的事情。任何問題的解決技巧，都是可以透過預習而熟練的。即使是生手，都能像老手般，處理得游刃有餘。第二個知道：明明知道，卻沒做到。從「知道」到「做到」，是天下最遙遠的距離。因為大多數的人，都以為光是知道就好了、就夠了。這是一種傲慢，也必然會帶來悔恨。如果你沒辦法「做到」，就浪費了所有的「知道」。而且，你還會無法原諒自己。倘若因為不知道而沒做到，大不了就是從頭學習，下次就可以順利過關；反之，明明「知道」卻沒有「做到」，你將會處在懊惱與後悔中。但只要你願意趁年輕的時候，徹底放下「知道」的身段，謙卑而踏實地去學習，就能很快抵達「做到」的境界。第三個知道：以為你都知道。這是人際關係裡，最大的溝通障礙，尤其很容易發生在關係親密的人之間。無論是我很愛你，或是我很氣你，如果沒有透過言語或行動溝通清楚，光是猜想「我以為你都知道」，或是更狂妄地堅持「我認為你應該都要知道」，只會讓彼此的距離愈來愈遠，各自愈來愈寂寞。及早放下「我以為你都知道」的預設立場，主動積極讓別人知道你的真正想法與意見，才不會讓彼此始終在誤會中相處，相互指責對方白目。你有責任要撥雲見日，給雙方真心相見的機會。走到黑暗盡頭，就會看見光即使我已經活到熟齡的階段，每當聽見前來找我諮商的個案，訴說著他多麼難過的心情，就好像遇見過往的自己。我傾聽著對方的心聲，同時似乎都在對著自己的內小孩說：「來，繼續向前走吧！別再擔心害怕啊。你看，再難過，也終會度過，對嗎？」尤其，常聽個案說，他這一生不斷重複的夢境都是：「在考試中，下課鐘聲響了，卻發現考卷還沒寫完……。」我就知道這世界上，不論年齡、性別、家庭背景，有太多人都跟我一樣，在成長過程中，留下些許遺憾與創傷。如果，人生可以重來一次，在遇到困難的當下，我能不能重新做出不同於過往的決定，讓自己的傷心與悔恨都少一點呢？時光，永遠無法回到過去。經驗，卻可以幫助我們重新學習。所幸人生的難題看起來好像很多元，解答的技巧卻沒有想像中的複雜。雖然，我和你的人生劇本並不完全相同，但是超越困境需要勇氣與智慧，卻有它的共通性。回想起來，到目前為止，我的人生有三段黑暗期。包括：我的青少年時期，成績嚴重落後，不斷被老師與同學霸凌；上班族後期，對工作感到嚴重疲乏，又要面對辦公室的人事傾軋與鬥爭，決定離開職場創業的過程；至親病老期，從母親中風、父親過世，到母親罹癌後，面對生命最深刻的痛苦。好像是開著一部車，不斷穿入幽暗的隧道，既看不見前方的出路、也不知道現下的作為是對是錯，車窗漆黑一片，迎面而來的都是恐懼、茫然、憤怒、不安的幻影，即使一直告訴自己：「這不是真的。」但，它們還是不斷重複出現。我也曾那麼地害怕過，生命的無常，讓我像隻驚弓之鳥。些微的風吹草動，就可以讓我不知所措地揮動翅膀，掉落一地羽毛，卻不知道該往哪裡飛翔，才是真正屬於自己的方向。直到有一天，我駕車陪病中的母親，去東北部小旅行，經過很長的隧道。因為生病而情緒憂鬱的她，在黑暗中無助而驚恐地多次低聲詢問，近乎要哭了那樣地說：「這隧道這麼長、這麼久，什麼時候才能走出去？」苦難的經歷，成就獨特的自己儘管在漫長漆黑的隧道中，連我都感到莫大的壓力，但為了安撫她，我仍耐心地教她數著隧道牆上標示的公里數字，以倒數的方式，給自己即將度過難關的信心。五、四、三、二、一，終於我們的車子駛出隧道，重見光明。回想剛才的恐慌，猶如人生的黑暗期，經歷痛苦的時候，我們都會希望知道：歷程的距離有多長；時間還要熬多久；以及，萬一有新的變數時，該怎麼因應？如果這些問題，能早點有一、兩個線索或答案，就不會那麼恐慌，才能定下心來尋找或嘗試度過難關的方法。每一顆柔軟的心，都像是一支看似嬌嫩、卻無比堅強的玫瑰。苦難，就像是小王子的化身。正因被他悉心照顧過，玫瑰因此而獨特。總有一天，你會明白：再難過，也終會度過。那些令我們感到難過的人或事，都是此生最珍貴的鍛鍊，唯有認真面對，積極超越，才能讓我們在度過之後，回頭看見經歷過痛苦的自己，因為奮力掙脫黑暗，而讓生命擁有最獨特的璀璨。以上分享的是我的最新作品《再難過，也終會度過》。邀請你前往《時報周刊》臉書留言，和我分享：你最難過的時光與心情，而你是怎樣度過的呢？《再難過，也終會度過》書封（圖／悅知文化提供）《再難過，也終會度過》在我們不知不覺成為大人的過程中，總有徬徨不安而感到迷惘的時候．本書提供7個指標，65個溫馨叮嚀，以實際的具體建議，陪你度過黑暗，迎向璀燦。———————————————吳若權的幸福書房：https://www.youtube.com/channel/UCgx3BZdsZi_BlT-Ub6R58eg