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【舒心BAR】吳若權:提升電子郵件的效能

《生時間》 天下文化 電子郵件 時間管理 延後處理 數位世界 討好別人 善待自己 回應
【舒心BAR】吳若權:提升電子郵件的效能

【舒心BAR】吳若權:提升電子郵件的效能

你要限制自己處理電子郵件的時間,並且刻意地拉長回應的時間,更重要的是,管理你的同事和其他人,對你回信速度的期望。

處理電子郵件,占用我們工作和生活中很多的時間,過去,我也常為了回信給讀者、回覆外界的邀約,而搞到半夜一點多才睡。這真的是一個很值得面對與處理的問題。

天下文化《生時間》這本書中,建議讀者的創新觀念,十分違反傳統,但我覺得非常必要。

書中勸勉讀者,不要過度追求處理電子郵件的速度,以免落入惡性循環。你回覆愈多愈快,對方的期望就愈高。他建議讀者,把「處理電子郵件」這件事項,放在待辦清單的最後一項。

當你真心要做好時間管理,就從好好掌控電子郵件的收件匣開始做起,你需要徹底改變心態,回覆電子郵件時,從「愈快愈好」變成「能僥倖的話,就愈慢愈好」。

刻意延後處理電子郵件

儘管,在現實生活中,我們在面對面時,跟別人說話時的回應,當然必須要立刻回答;但是,如果你把「立刻回答」這樣的習慣,用在數位世界上,你就會是自找麻煩!

因為,在線上,對方總是在自己覺得方便的時間提出問題,而那些問題都只是基於他們的優先順序,你要很有警覺心地知道,那不是你方便的時間,也未必是你最需要優先去處理的問題。

如果你總是花時間,很及時地去查看信件、回覆信件,隱藏在這個動作背後的,是一種討好別人的心態,並不是真正地善待自己。

正確的做法是,你要限制自己處理電子郵件的時間,並且刻意地拉長回應的時間,更重要的是,管理你的同事和其他人,對你回信速度的期望。

你可以盡量讓和你有工作接觸的人都知道:對於電子郵件,你會慢點回覆,因為你手邊有其他緊急的事情在處理,如果事情真的很急的話,請對方務必傳簡訊給你。這樣做,你就可以自動篩選掉並不緊急的信件,並且有效、而不傷和氣地降低對方對於你回信速度的期待。

處理電子郵件的十個建議

此外,我也從過往經驗整理出「讓電子郵件更簡潔有力的十個建議」,在此分享給你

①保留完整稱謂:禮貌而慎重地表達對方的稱謂,不要輕易省略。本質上,電子郵件就是一封書信,不是一則簡訊、也不是通訊軟體的一句對話,尤其當你面對前輩和上司,千萬不要省略對他該有的稱謂。

②簽名格式一致:簽名檔的格式與內文,不要有太大的差異。如果使用電子郵件系統中,自動附加簽名檔,很容易給收信人留下類似蓋「橡皮章」的印象。建議可將自動簽名檔的字體與大小,盡量設定為與內文相似,視覺上就一氣呵成了。

③設定自動功能:謹慎設定自動回覆,以及未回覆的提醒。尤其當你要出差、或有幾天不能夠處理電子郵件的時候,這個功能可以避免遺漏處理重要的信件。

④確認已經送出:傳送郵件後,要到「寄件匣」裡檢查是否確實送出,以免信件被卡而不自知,耽誤溝通的時間,或造成彼此的誤會。

⑤避免層層疊疊:考慮是否要在回信中,刪除之前往返的信件。這是為了避免在來來回回的信件,落落長地層層疊疊掛在郵件下方。如果過去往返的電子郵件中,有一些重要資料必須留存,作為依據,就不要任意刪除。

⑥主旨盡量明確:信件主旨盡量簡短而明確,讓收件人一看就知道重點是什麼;回信時,考慮重新編輯主旨。以免太多「re :」的標記,顯得十分礙眼。

⑦選擇正向表述:盡量選擇正向表述,例如:「如蒙許可,請在本月十五日前回覆,以利專案進度。」而不要用「如果本月十五日前還沒收到回覆,專案進度就會落後。」,讓對方感覺受到威脅的心理壓力,影響彼此的情誼。

⑧表達溫暖善意:善用語助詞,活化閱讀氣氛。不妨在適當的對象、適當的段落中,使用一些比較具有親和力的語助詞,讓對方感受到你的善意,例如:「謝謝喔!」「這樣很好呢!」「不妨可以試試看吧!」

⑨慎用密件副本:檢查「副本」與「密件副本」等欄位的傳送對象。尤其,當你是收件人,而且被列在「密件副本」這個欄位時,在溝通與回信的時候,就要特別留意。

⑩整理重要郵件:除了隨手刪除掉不需留存的信件,也要定期將重要的信件整理封存,避免信箱容量爆炸,也有助於將來查找資訊。

最後,我要建議的是:不要過度依賴電子郵件,它只是日常溝通的工具之一,別忘了,還有電話聯繫與當面說明等方式,都不可偏廢。當發出電子郵件多日、石沉大海時,請務必改用其他聯絡方式,再次確認。

以上分享的是,我對於處理以及撰寫電子郵件的一些看法。前面有關處理電子郵件的時間管理觀念,摘錄自天下文化出版的《生時間》。後半部有關處理電子郵件的十個祕訣,是摘錄自《再難過,也終會度過》這本書。

邀請你上《時報周刊》臉書留下意見,並且和我分享:你是不是對於處理電子郵件這個主題,有更多的心得與收穫?哪幾個祕訣,對你最有幫助呢?

《生時間》書封(圖/天下文化提供)
《生時間》書封(圖/天下文化提供)

生時間

告別繁複的email往來,讓你更從容地騰出時間去做真正重要的事情。這本書幫助你跳出倉鼠輪,開始掌控你的時間和專注力,信心滿滿地開啟每一天!

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吳若權的幸福書房:https://www.youtube.com/channel/UCgx3BZdsZi_BlT-Ub6R58eg

吳若權 身兼暢銷作家、廣播節目主持、企管顧問、生涯顧問、情感與親子專家,以清新動人的文字風格廣受讀者歡迎,為無數人帶來激勵與療癒的力量。

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